«Abbiamo acquisito tutte le pagine: l’archivio è digitalizzato?». Immaginiamo questa domanda al termine di una commessa. Prima di rispondere, occorre chiarire che cosa si intende ottenere: una riproduzione da consultare, una copia destinata a determinati impieghi giuridici oppure un patrimonio documentale organizzato per essere gestito nel tempo.
Il punto non è sminuire la scansione, ma evitare di attribuire a una singola operazione risultati che appartengono a un progetto.
Le parole delimitano il risultato
«Copia digitale» è un’espressione generica: il Codice dell’amministrazione digitale distingue la copia informatica di documento analogico, avente contenuto identico all’originale, dalla copia per immagine su supporto informatico, avente contenuto e forma identici al documento da cui è tratta (CAD, art. 1, comma 1, lettere i-bis e i-ter).
Non sarebbe dunque rigoroso sostenere che una scansione non possa produrre una copia per immagine: la questione è se il risultato e il processo rispondano alle caratteristiche richieste, perché la disciplina prevede strumenti e processi che assicurino l’identità di contenuto e forma, previo raffronto oppure attraverso certificazione di processo nei casi previsti (CAD, art. 22, comma 1-bis).
La distinzione utile, quindi, non è tra «scansione» e «vera copia digitale», ma tra acquisizione dell’immagine e insieme delle condizioni richieste dal risultato atteso.
L’efficacia probatoria non è un automatismo
L’articolo 22 disciplina sia l’efficacia delle copie la cui conformità è attestata da un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato, sia quella delle copie formate nel rispetto delle Linee guida la cui conformità all’originale non sia espressamente disconosciuta (CAD, art. 22, commi 2 e 3).
Non è pertanto corretto attribuire automaticamente a qualsiasi file acquisito l’efficacia probatoria dell’originale, né affermare che l’attestazione di un pubblico ufficiale sia sempre l’unica strada prevista dalla norma (CAD, art. 22, commi 2 e 3).
Qualità dell’immagine ed efficacia probatoria vanno tenute distinte. Un progetto deve chiarire quale risultato intende perseguire, senza utilizzare formule giuridiche come semplici etichette commerciali.
Un’immagine non esaurisce il contesto
Sul piano progettuale, il Piano nazionale di digitalizzazione del patrimonio culturale considera descrizione e riproduzione un primo stadio di un processo che comprende anche arricchimento, collegamento e gestione delle risorse nel tempo (PND, § 6.2.1).
Nello stesso quadro, identificatori e metadati descrittivi concorrono alla rintracciabilità delle risorse, mentre formati e linguaggi condivisi ne sostengono l’interoperabilità (PND, § 6.2.1).
Consideriamo, per esempio, l’immagine di una pagina estratta da una pratica. Poterla leggere risponde a un’esigenza; comprendere a quale pratica appartenga e ritrovarla nel suo contesto risponde a un’esigenza ulteriore. È questa differenza che propongo di rendere visibile quando si definiscono gli obiettivi dell’intervento.
Conservare richiede una prospettiva distinta
Anche la conservazione non coincide con il solo ottenimento del file: nei casi in cui la legge prescrive obblighi di conservazione, il relativo sistema deve assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità di quanto conservato, secondo le modalità previste dalle Linee guida (CAD, art. 44, comma 1-ter).
Il PND colloca inoltre la conservazione di lungo periodo nel ciclo di vita delle risorse, insieme a pianificazione, creazione, elaborazione e trasferimento (PND, § 6.2.1).
Il PND è qui richiamato come riferimento metodologico per il patrimonio culturale, non come fonte di obblighi indistinti per ogni archivio: le sue linee guida dichiarano espressamente una funzione informativa e non prescrittiva (Digital Library, presentazione delle Linee guida).
La domanda da cui partire
Alla domanda «quante pagine saranno acquisite?» affiancherei quindi un’altra domanda: «quale uso dei documenti vogliamo rendere possibile?». È il passaggio che propongo per distinguere una prestazione di riproduzione da un intervento progettato sulle esigenze dell’archivio.
La scansione merita un posto esplicito nel racconto della digitalizzazione. Non dovrebbe, però, sostituirsi al racconto dell’intero progetto.